Observa Inkasso & Juridik AB 559294-4440 (härefter ”Observa”), är ett företag som hanterar personuppgifter, och vi vill att du ska känna dig trygg med att vi behandlar dina personuppgifter på ett säkert sätt och i enlighet med gällande lagar och bestämmelser. Observa är ansvariga för att hantera dina personuppgifter och all behandling av dina personuppgifter sker i enlighet med dataskyddslagstiftningen, inklusive Dataskyddsförordningen. Observa vidtar lämpliga skyddsåtgärder för att skydda dina personuppgifter och du har alltid rätt att kontakta dem för att ta reda på vilka personuppgifter de har om dig. I vår personuppgiftspolicy kan du läsa mer om hur de hanterar, lagrar och skyddar dina personuppgifter.

Detta stycke i personuppgiftspolicyn beskriver vilka personuppgifter Observa samlar in och behandlar i olika situationer. Personuppgifter är information som kan kopplas till en individ, till exempel namn, adress, födelsedatum och kontaktuppgifter.

Om du är en gäldenär och har en skuld att betala, så behandlar Observa uppgifter som ditt namn, personnummer, adress och kontaktuppgifter. Dessutom behandlas information om skulden, eventuella avtal och andra omständigheter som är relevanta för skulden, samt information om din ekonomiska situation, levnads- och skuldförhållanden och pågående eller historiska utmätningar.

Om du är en klient, leverantör, myndighet, kund eller samarbetspartner, så samlar Observa in information om ditt namn, telefonnummer, e-postadress, yrkestitel och vilket bolag eller myndighet du arbetar för. Detta inkluderar även dig som är kontaktperson hos en kund eller en aktör som Observa vill bli kund, samt kontaktpersoner hos leverantörer eller andra samarbetspartners.

I undantagsfall kan Observa behandla personuppgifter om brott, endast om det är nödvändigt för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk eller om samtycke har inhämtats.

För personer som är gäldenärer eller har ett solidariskt ansvar för en annan gäldenär, samlar Observa in deras personuppgifter från fordringsägaren, genom direkt kontakt via telefon, e-post eller hemsida, samt från offentliga register som tillhandahålls av Kronofogdemyndigheten, domstolar och Skatteverket. Adressuppgifter uppdateras regelbundet mot folkbokföringsregistret, och en extern adressleverantör kan få tillgång till viss del av personuppgifterna. För personer som är klienter, leverantörer, myndigheter, kunder eller samarbetspartners inhämtas personuppgifterna huvudsakligen från det bolag de arbetar för, från personen själv eller från myndigheten. Observa använder personuppgifterna endast för det syfte som de inhämtats och ingenting annat.

Som gäldenär behandlas dina personuppgifter för att försöka driva in skulder som du har hos företaget eller dess klienter. Detta inkluderar att skicka inkassokrav och andra kravbrev, hantera betalningsplaner och kontakta myndigheter. Observa anser att inkasso är en uppgift av allmänt intresse och har därför rätt att behandla personuppgifter för detta ändamål. Uppgifter om din ekonomiska status, levnadsförhållanden och utmätningshistorik behandlas för att bedöma vilken inkassoåtgärd som ska vidtas och vilket krav som ska skickas.

Som klient, samarbetspartner, kontaktperson, kund eller leverantör behandlas dina personuppgifter för att administrera och hantera avtals- eller affärsförbindelser med företaget eller det bolag du representerar. Detta kan inkludera fakturering, redovisning, marknadsföring och penningtvättskontroller. Om du agerar som ombud behandlas dina personuppgifter för att kunna kommunicera med dig om ärenden som rör personen du företräder och för att inkassera skulder som personen inte har reglerat.

Företaget kan även behandla personuppgifter tillhörande myndighetspersonal som en del av sin inkassoverksamhet eller för att uppfylla sina bolagsrättsliga, skatterättsliga och arbetsrättsliga skyldigheter. Uppgifterna används också för att utveckla verksamheten, inklusive riskhantering, planering, statistik och affärsutveckling. Företaget anser att denna behandling av personuppgifter är baserad på deras berättigade intresse.

Vi gallrar dina personuppgifter så snart uppgifterna inte längre anses nödvändiga för det ändamålet, men de sparas aldrig längre än 36 månader efter det att ett ärende avslutats.

Vid det fall att du är en klient så behandlas vi dina personuppgifter under hela vår affärsrelation och i ett år därefter. Personuppgifterna som framgår av ett leverantörsavtal behandlar vi i 10 år efter att ändamålet har upphört och uppgifter som inhämtas i samband med en penningtvättskontroll lagras i 5 år om det inte finns skäl att bevara handlingarna under en längre period, då kan handlingarna komma att bevaras i 10 år.

Vi kan behöva dela dina personuppgifter inom vår koncern eller med en eller flera av våra leverantörer för att kunna bedriva vår verksamhet. Innan vi delar några uppgifter, vidtar vi åtgärder för att säkerställa att våra leverantörer behandlar uppgifterna säkert, korrekt och med sekretess. Våra leverantörer kommer aldrig att använda uppgifterna för något annat syfte än det som vi har angett.

För att uppnå behandlingsändamålet kan dina uppgifter delas med vår IT- och systemleverantör, vår uppdragsgivare, externa leverantörer som postföretag, juridiska konsulter, delgivningsbolag och andra som hjälper oss att tillhandahålla våra tjänster. Dina uppgifter kan också delas med Kronofogdemyndigheten, Skatteverket och Integritetsskyddsmyndigheten. Exempelvis kan dina uppgifter delas om du betalar ränta som behöver rapporteras till Skatteverket, om Kronofogden vidtar åtgärder eller om Integritetsskyddsmyndigheten genomför tillsyn.

Om du som gäldenär flyttar till ett annat land kan vi behöva anlita ett inkassoombud i det landet för att driva in skulden. Dina personuppgifter och uppgifter om inkassoärendet kan då komma att delas med det inkassoombud som vi anlitar.

På Observa är vi engagerade i att hantera dina personuppgifter på ett säkert sätt, vilket är anledningen till att vi vidtagit lämpliga åtgärder för att skydda dina uppgifter från obehörig åtkomst, ändring eller radering, och för att säkerställa att behandlingen av dina uppgifter följer gällande dataskyddslagstiftning. För att skydda dina personuppgifter genomför vi regelbundna riskbedömningar, utbildar vår personal kontinuerligt, begränsar åtkomst till personuppgifter, gör regelbundna säkerhetskopieringar, använder brandvägg och antivirusprogram samt krypterar vår hemsida. Vi är mycket noggranna med att begränsa spridningen av personuppgifter inom företaget, så att endast de medarbetare som behöver åtkomst till en personuppgift för att utföra sina arbetsuppgifter har tillgång till den.

Om vi behöver överföra dina personuppgifter till en tredje part utanför företaget, så ser vi till att göra det på ett säkert sätt. Om det skulle ske ett intrång som skulle kunna påverka dig eller dina personuppgifter, så kommer vi att informera dig om vad du kan göra för att mildra eventuella negativa konsekvenser av intrånget.

Den huvudsakliga principen är att både vi och våra leverantörer behandlar dina personuppgifter inom EU/ESS. Men om dina personuppgifter måste behandlas utanför EU/ESS, har vi tagit nödvändiga åtgärder för att säkerställa att dina rättigheter skyddas. Detta inkluderar att antingen försäkra oss om att en adekvat skyddsnivå finns enligt EU-kommissionen eller att lämpliga skyddsåtgärder har vidtagits enligt dataskyddslagstiftningen.

Som personuppgiftsansvariga är det vårt ansvar att se till att dina personuppgifter behandlas enligt gällande dataskyddslagstiftning och att du har möjlighet att utöva dina rättigheter. Om du vill utöva dina rättigheter enligt Dataskyddsförordningen, kan du kontakta oss när som helst. Vi kommer att svara på din begäran om att utöva dina rättigheter inom en månad från det att vi mottagit din begäran, förutsatt att inget undantag föreligger. Om vi inte kan vidta åtgärder inom en månad, kommer vi att informera dig om orsaken till förseningen.

Du har rätt att när som helst återkalla eller delvis återkalla det samtycke du tidigare har lämnat, och vi kommer då att upphöra med vår behandling av dina personuppgifter som har baserats på ditt samtycke.

Du har rätt att begära ut information om vilka personuppgifter vi behandlar om dig och hur dessa uppgifter behandlas. Du har även rätt att få en kopia av de personuppgifter vi behandlar om dig.

Du har rätt att få felaktiga uppgifter rättade eller att komplettera med sådana personuppgifter som saknas utan onödigt dröjsmål.

Du har rätt att begära att få dina personuppgifter raderade när behandlingen inte längre är relevant för det ändamål som uppgifterna samlades in för. Du kan också begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas i vissa fall, till exempel om du anser att uppgifterna är felaktiga och har begärt rättelse. I detta fall har du även rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas under den tid som uppgifternas korrekthet utreds.

Om du har lämnat ditt samtycke eller om vi grundar behandlingen på avtal med dig, har du rätt att få ut de personuppgifter som rör dig och som du har lämnat till oss i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format, och överföra dessa till en annan personuppgiftsansvarig eller få vår hjälp att överföra uppgifterna till en annan personuppgiftsansvarig när detta är tekniskt möjligt.

Du har rätt att invända mot vår behandling av dina personuppgifter som baseras på en intresseavvägning. Om du invänder mot behandlingen i sådana fall får vi endast fortsätta att behandla dina personuppgifter om det går att visa att det finns avgörande berättigade skäl till att uppgifterna måste behandlas, vilket väger tyngre än dina intressen, rättigheter och friheter, eller om behandlingen sker för fastställande, utövande eller försvar av rättsliga anspråk.

Om du har några klagomål om vår behandling av dina personuppgifter kan du kontakta vårt dataskyddsombud via via nedanstående kontaktuppgifter och du kan även lämna ett klagomål till Integritetskyddsmyndigheten. Deras kontaktuppgifter är Integritetsskyddsmyndigheten, Box 8114, 104 20 Stockholm.

Behöver du komma i kontakt med oss är du välkommen att nå oss enligt nedan kontaktuppgifter:

Observa Inkasso & Juridik AB
Org.Nr: 559294-4440
Postadress: Mariedalsgatan 7, 503 38 Borås
Telefon: 033 13 20 90
E-post: kundservice@observa.se